Mervyn Nankoe
Senior Coach
Vitaal blijven tijdens het thuiswerken: tips voor werknemers en leidinggevenden
Hoe lang de Corona-crisis en de daarmee samenhangende maatregelen, zoals thuiswerken, nog gaan duren is onbekend. Iedereen gaat anders om met de situatie; voor de een is het een blessing, voor de ander zijn persoonlijke waarden, zoals vrijheid, aangetast. We zijn allemaal op zoek naar hoe we het thuiswerken kunnen vormgeven. Ik geef je graag een aantal tips om lichamelijk en mentaal gezond te blijven.
Tips voor werknemers
1. Breng een structuur aan in je dag; eet en slaap op vast tijden. Gebruik daarnaast het laatste uur voordat je naar bed gaat geen beeldscherm maar probeer andere ontspannende activiteiten te doen zoals lezen, ademhalingsoefeningen, meditatie of lichte yogaoefeningen.
2. Beweeg iedere dag voldoende (minimaal een uur), zorg dat je voldoende daglicht krijgt en ga elke dag even naar buiten. Je lichaam laadt zo je stresshormonen weer op.
3. Eet gezond en probeer het gebruik van alcohol, tabak en drugs te beperken. Let ook op medicijngebruik.
4. Probeer voor jezelf positieve gedachten te herhalen die jou helpen. Dit is een bewezen effectieve methode die werkt bij het grip krijgen op stemmingsproblemen en angst.
5. Plan één of twee momenten per dag waarop je iets positiefs opzoekt. Bijvoorbeeld een kattenfilmpje kijken, lekker koken, sporten of een gesprek met een vriend(in). Let erop dat deze dingen er nu niet bij inschieten.
6. Neem bewust afstand van werk als je vrij bent. Geef duidelijk aan je collega’s aan wanneer je niet bereikbaar bent en zet als het kan je werktelefoon uit. Wanneer 24 uur bereikbaarheid nodig is, verdeel dat onder collega’s.
7. Zet notificaties op je mobiele telefoon uit zodat deze je niet afleiden. Spreek met mensen af dat wanneer ze je echt dringend nodig hebben, ze je beter kunnen bellen.
8. Lees één nieuwswebsite/bron voor nieuws. Er is veel berichtgeving via nieuwsapps en sociale media, ook over jouw werkveld. Soms spreken berichten elkaar tegen of zijn ze verontrustend. Maakt dat je onrustig? Kies één nieuwswebsite uit zodat je geïnformeerd blijft. Wie de hoeveelheid negatieve berichten beperkt, ontwikkelt een positievere blik.
9. Stel korte termijn doelen. Omdat we niet weten hoe lang de huidige situatie nog gaat duren kan dit uitzichtloos voelen en mentaal uitputtend werken. Wat kan helpen is voor jezelf korte termijn doelen stellen; hoe concreter hoe beter. Bijvoorbeeld een mooie wandeling maken of een klus in huis afronden. Een mentale tijdreis kan ook helpen: spoel in je hoofd vooruit naar een toekomst waarin je je geliefden of jezelf vertelt hoe je de pandemie bent doorgekomen.
Tips voor Leidinggevenden
Bovenstaande tips voor lichamelijke en mentale gezondheid gelden natuurlijk ook voor leidinggevenden. Neem jezelf en de signalen die je lichaam geeft serieus. Dit is een voorwaarde om langdurig inzetbaar te blijven en tot steun te zijn en blijven als leidinggevende. Geef als leider daarnaast het juiste voorbeeld. Als jij laat zien dat zelfzorg ook onder hectische omstandigheden erbij hoort, dan weten jouw medewerkers dat dit kan en mag en handelen ze er zelf ook eerder naar. Uit onderzoek is gebleken dat de werkdruk van professionals is gestegen tijdens de coronacrisis. Als leidinggevende is het belangrijk om medewerkers te ondersteunen en, zowel op emotioneel als professioneel vlak.
1. Zorg voor adequate en heldere informatie en geef ook aan wanneer iets niet bekend/mogelijk is. Informatie voorkomt geruchtenstromen, onnodige onzekerheid en angst. Deel vervelende boodschappen direct, dat geeft duidelijkheid. Let er ook op dat je medewerkers niet overspoelt met informatie. Zoek uit wat hen helpt.
2. Luister naar je werknemers en stel vragen. Geef ruimte om zorgen te uiten en vragen te stellen. Voor sommige medewerkers valt veel werk weg, anderen krijgen te maken met een sterke toename aan werkdruk, mede door de combinatie met hun gezin wanneer de kinderen niet meer naar school gaan. Vraag hoe het met ze gaat, laat ze uitspreken wat ze nodig hebben. Geef ruimte voor emoties van collega’s. Ga er niet uit jezelf naar op zoek en vraag niet teveel door, maar zorg ervoor dat je emoties die spontaan geuit worden niet worden genegeerd. Een luisterend oor is vaak voldoende en zelfs het belangrijkst. Sommige professionals hebben meer ondersteuning nodig, zorg dat ze deze krijgen.
3. Het coronavirus zal voorlopig nog ons leven en werk beïnvloeden. We zoeken allemaal naar manieren hoe we deze onzekere situatie het beste vol kunnen houden. De ene medewerker zal hier anders mee omgaan dan de andere. Dit heeft met veerkracht te maken. Dat kan om diverse redenen verschillen per persoon. Het is belangrijk om nu geduld te hebben met medewerkers die wellicht meer tijd nodig om zich veilig genoeg te voelen om te werken. Voor jouw medewerker kun je een luisterend oor zijn. Geef hem of haar de ruimte om te praten over onzekerheid of angsten.
4. Er zijn medewerkers die extra belast worden omdat zij zich zorgen maken over kinderen thuis. Lukt het de middelbare scholier thuis om op tijd achter zijn laptop te zitten? Welke gevolgen heeft dit voor zijn schoolprestaties? Inventariseer samen met jouw medewerker wat de mogelijkheden zijn om aan het werk te blijven en in balans te blijven met de thuissituatie. Geef medewerkers daarnaast de juiste middelen om daar waar mogelijk thuis te werken. Regel bijvoorbeeld computers of laptops.
5. Voor sommige medewerkers is het voor hun mentale gezondheid beter om wel naar kantoor te komen. Bijvoorbeeld omdat er geen ruimte meer is om geconcentreerd te werken, bij spanningen thuis of wanneer ze eenzaam zijn. Onderzoek samen wat haalbaar en mogelijk is.
6. Wissel medewerkers eventueel van functie of dienst indien nodig, bijvoorbeeld wanneer je merkt dat de spanning oploopt. Geef indien mogelijk andere of eenvoudigere taken. Zo houd je de mensen betrokken.
7. Belangrijk is dat de medewerkers die een vrije dag hebben zoveel mogelijk tot rust kunnen komen. Maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid of geen bereikbaarheid van zowel leidinggevenden als medewerkers. Maak ook afspraken over wat wel en niet gedeeld wordt in groepsapps waar medewerkers met privé-telefoons deel van uitmaken (over bijvoorbeeld zieke collega’s, uitgevallen diensten en incidenten).
Tips om je team gezond te houden
Werken in een complexe context geeft een grotere kans op (tijdelijk) vastlopen. Bijvoorbeeld het vastlopen in de hulp aan kinderen en gezinnen, of het vastlopen op persoonlijk en teamniveau in het werk; even de balans kwijt zijn. Je kunt het vastlopen gebruiken door er (samen) op te reflecteren en tot nieuwe inzichten en nieuwe wegen te komen.
1. Goede zorg verlenen is teamwerk. Je hebt je collega’s nu nog harder nodig dan anders. De coronacrisis blijkt geen sprint, maar een marathon. Dat valt tegen, maar ook aan een marathon komt een einde. Dat jullie die marathon samen lopen, kan steunend zijn voor jou en jouw collega’s. Ook tijdens een marathon moeten collega’s rusten, verdeel dus de last tijdens een vakantieperiode. Collega’s die vrij zijn moeten het werk echt los kunnen laten. Collega’s die werken moeten voldoende steun ervaren. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, het belangrijkste is om erover te praten met elkaar.
2. Verspil geen kostbare tijd aan mopperen. Je kunt elkaar tips geven, combineer dat zoveel mogelijk met fijne boodschappen. Zo ben je zorgzaam voor elkaar. Tegelijkertijd geef je het goede voorbeeld aan kinderen, jongeren en gezinnen.
3. Probeer verbindend te zijn. Wanneer mensen regels anders begrijpen en handhaven, helpt beschuldigen niet. Praat met elkaar. Zoek samen naar jullie kompas: Waar varen jullie op? En zoek een balans: Wat vinden we verstandig en wat is proportioneel?
4. Het is belangrijk om geduld en begrip te hebben met collega’s die wellicht meer tijd nodig hebben om te kunnen werken in de nieuwe situatie. Voor jouw collega kun je een luisterend oor zijn. Geef collega’s de ruimte om te praten over onzekerheid, angsten of zorgen.
5. Probeer zo veel mogelijk de rust te bewaren, onheilsboodschappen helpen niet. Spreek collega’s daarop aan.
6. Maak je je zorgen over het leefklimaat op je groep of de samenwerking met collega’s? Bespreek dat in je team. Het is echt niet zo vreemd als zaken niet lopen zoals je zou willen, er wordt veel van jullie gevraagd.
7. Betrek gedragswetenschappers en leidinggevenden bij je zorgen.
8. Je kunt ook contact zoeken met andere professionals en een beroep doen op hun expertise. Vraag of ze met je willen meedenken. Werken in een complexe context geeft een grotere kans op (tijdelijk) vastlopen. Bijvoorbeeld het vastlopen in de hulp aan kinderen en gezinnen, of het vastlopen op persoonlijk en teamniveau in het werk; even de balans kwijt zijn. Je kunt het vastlopen wél gebruiken, door er (samen) op te reflecteren en tot nieuwe inzichten en nieuwe wegen te komen. Meer informatie hierover vind je op de pagina Samen leren tijdens de coronacrisis.
Ten slotte, maak ook plezier met elkaar! Lach om grappen, om videobelsessies die rommelig verlopen en praat met elkaar over wat jullie als team gaan doen als dit voorbij is.
Collega’s met klachten of na risico-omstandigheden
Iedereen met verkoudheidsklachten blijft thuis en dient zich te laten testen. Ook wanneer collega’s in risicogebieden zijn geweest, bijvoorbeeld tijdens een vakantie, moeten zij hun verantwoordelijkheid nemen en (tijdelijk) thuiswerken. Wees helder over de richtlijnen en blijf hierover in gesprek met collega’s en teams zodat iedereen zich veilig blijft voelen. Als het coronavirus collega’s persoonlijk raakt kan dit grote impact hebben. Ze kunnen zelf ziek worden of een familielid, vriend of bekende hebben die ziek is. Geef collega’s de erkenning, waardering, aanmoediging, vertrouwen en de steun die ze verdienen. Betrokkenheid van en gezien worden door leidinggevenden en collega’s is essentieel. Laat zien dat je achter hen staat. Investeren in veerkracht komt ten goede aan je collega’s en de organisatie.