Waarom zou je de leestijd van 4 minuten nemen om deze blog te lezen? Vanwege handige work hacks en tips over time management, de handigste AI-generated work apps, je werkende leven te vereenvoudigen, stress te verminderen en om meer energie vast te houden vòòr je op vakantie gaat.
Waar de een geniet vanaf de eerste minuut vakantie, is het voor de ander veel moeilijker om werk in de vakantieperiode los te laten. Voor veel mensen betekent vakantie dan ook vaak stress over achterstallige taken die zich opstapelen in hun afwezigheid. Of tijdens de eerste vakantiedagen lig je uitgeteld bij het zwembad omdat je ‘alles voor de vakantie nog even weg hebt gewerkt’ en kun je pas na een tijdje vakantie echt genieten. En dan is het einde vaak alweer in zicht. Zonde!
Gelukkig zijn er apps, tips en routines die je kunt toepassen om ervoor te zorgen dat je zonder zorgen kunt genieten van je vakantie. Dat gunnen we je oprecht!
Daarom geven we je graag tips en delen we apps & software om je werk effectief en simpel te organiseren voor een stressvrije vakantie. Zelfs als je geen planner bent 😉
Nu de zomer aangebroken is, mag je ook genieten van welverdiende ontspanning, tijd voor jezelf en je naasten. Weg met die stress op het werk!
1. Vooruitplannen. Hoe doe ik dat?
Alles begint met een goede planning. Begin op tijd, minimaal twee weken van tevoren. Doe eerst een brain-dump van alles wat moet gebeuren voor je vertrek en wat moet doorlopen. Prioriteer deze taken op basis van urgentie en belangrijkheid, bijvoorbeeld middels:
– prio 1 (moet nu)
– prio 2 (moet binnen een week)
– prio 3 (moet binnen een maand)
Geef alles een arcering met rood (urgent en belangrijk), oranje (redelijk urgent/belangrijk) en groen (niet urgent, wel belangrijk). Dit geeft je een duidelijk overzicht en helpt je om je tijd effectiever in te delen.
Of begin te werken met deze handige en tijdbesparende apps:
- Todoist: zoals de naam al verklapt, een erg handige assistent voor al je to-do lijstjes
- Notion: Dit is een alles-in-een werkstation die bedoeld is om alles op te slaan en te plannen wat je maar kunt bedenken: takenlijsten, projectplannen, leeslijsten, budgetten, coördinatie-overzichten, blogplanners etc. Het is het meest veelzijdige en gebruiksvriendelijke tool voor jezelf, voor je team en zelfs voor kleine bedrijven. Met de AI-upgrade kun je zelfs praten met deze software!
- TickTick: Deze taakmanager helpt je taken te prioriteren en lijstjes te maken.
2. Realistische taken en doelen (en wat kun je delegeren?)
Het is verleidelijk om jezelf te forceren alles af te krijgen voordat je vertrekt, maar dit is vaak niet haalbaar èn vaak niet nodig. Stel realistische doelen. Hoe weet je dat het realistisch is? Focus op de meest cruciale taken, zet ze op een rij en zet erbij hoeveel tijd het kost. Kost het meer tijd dan je aan uren hebt? Haal rustig adem en accepteer dat sommige dingen moeten wachten tot je terug bent. Niet het einde van de wereld toch?
En bespreek je overzicht met je collega’s middels deze handige checklist:
- Wat moet er echt afgemaakt worden en wat gaat er mis als dat niet lukt?
- Wat zou er echt afgemaakt moeten worden, hoe erg is het als het niet lukt?
- Wat verwacht de collega nog meer dat er klaar is, hoe urgent en/of belangrijk is dat?
- Wat mag er blijven liggen tot na de vakantie?
- Wat kan opgepakt worden door de collega of door iemand anders?
- Wat moet er opgepakt worden door collega’s of anderen, oftewel wat ga je delegeren? Houd die taken zo beperkt mogelijk, want ook je collega heeft het hartstikke druk en kan vakantie goed gebruiken.
3. Communiceer je afwezigheid
Dit lijkt zo logisch, maar toch schiet het er vaak bij in. Informeer je collega’s, klanten en andere belanghebbenden zo’n 2 weken vooraf over je afwezigheid. Stel een out-of-office bericht in je e-mail in waarin je aangeeft wanneer je weer beschikbaar bent en wie ze in jouw afwezigheid kunnen contacteren.
Extra tip: zet je out-of-office bericht klaar in de week voorafgaand aan je vakantie. Dat scheelt de stress om het lastminute te doen. En de vakantiepret begint ook al een week eerder 😉
4. Automatiseer en digitaliseer waar mogelijk
Maak gebruik van automatiseringstools om routinetaken te beheren terwijl je weg bent. Dit kan variëren van automatische e-mailantwoorden tot geautomatiseerde rapporten of social media posts. Dit helpt om de dagelijkse werkdruk te verlichten en zorgt ervoor dat processen doorgaan zonder jouw directe betrokkenheid.
Handige apps:
- Hootsuite: social media posting, plan al je posts van tevoren in.
- Headspace: fijn om je hoofd even leeg te maken, daarna kun je weer efficiënt en stressloos verder met al je taken en nieuwe apps eigen maken 😊
- Plaud.ai: Op ChatGPT4.0 gebaseerde voice recorder die automatische gespreksverslagen, transcripties en samenvattingen voor je maakt. Scheelt uren werk bij de uitwerking van notulen, actiepunten tijdens overleg, interviews etc.
Extra tip voor gevorderden:
HeyGen: AI-gestuurde videocreator. Tijdens je vakantie kun je gewoon je avatar laten doorwerken! Bijvoorbeeld voor backoffice werkzaamheden, salesondersteuning en klantadvies. Door een avatar te programmeren in HeyGen kunnen klanten en collega’s je 24/7 vragen stellen en advies vragen.
Watermelon: Zet een AI-generated chatbot in voor website, email- of whatsapp communicatie, voor allerlei soorten bedrijfsondersteuning. Altijd en overal bereikbaar. Jij kunt heerlijk op vakantie. En geen zorgen, ook na je vakantie blijft jouw expertise, kennis en ervaring nodig.
5. Maak een gedetailleerde overdracht
Schrijf een gedetailleerde overdracht voor je collega’s of vervangers. Dit document moet belangrijke informatie bevatten over lopende projecten, deadlines, contactpersonen en eventuele andere relevante details. Een goede overdracht helpt om continuïteit te waarborgen en vermindert de kans op misverstanden of fouten. Daarnaast is het fijner wanneer een collega het document kan raadplegen dan dat ze je gaan bellen terwijl je net aan het zwembad ligt met een lekkere cocktail of mocktail.
6. Beperk toegang tot werkgerelateerde zaken
Tijdens je vakantie is het belangrijk om echt los te koppelen. Vermijd de verleiding om constant je e-mails te controleren of deel te nemen aan werkgerelateerde gesprekken. Laat bij voorkeur je werklaptop thuis. Als je het echt niet kunt laten, stel dan vaste tijden in waarop je kort je e-mail controleert, maar beperk dit tot maximaal 20 minuten per dag. Je kunt jezelf belangrijker maken, maar zò veel urgente zaken.. dat maak je echt jezelf wijs 😉
7. Plan je terugkomst
Plan je eerste dagen terug op het werk zorgvuldig. Houd rekening met een paar uur of zelfs een dag om weer te wennen aan je werkroutines en om je e-mails door te nemen. Dit helpt om de overgang soepeler te maken en vermindert de stress van onmiddellijke werkdruk. Als het mogelijk is, houd je de eerste uren of dagen vrij van vergaderingen, zodat je je rustig in kunt lezen en weer in de werkmodus kunt komen.
Door deze tijdmanagementstrategieën en apps te gaan gebruiken, wordt je vakantie echt een tijd van genieten, gezelligheid en inspiratie. Ga vooral ontspannen en opladen. Geniet van je welverdiende rust, Carrièrepoort werkt door!